Une entreprise gérant sa logistique et sa maintenance fonctionnait avec des dizaines de fichiers Excel et plusieurs bases Access. Les mêmes informations étaient ressaisies à plusieurs endroits, le planning se faisait à la main, et personne n'avait une vue d'ensemble des commandes, des interventions et des heures réellement travaillées.
Étude de cas : du chaos Excel à un outil unique
Un outil de gestion sur mesure : commandes, maintenance et planning
Remplacer des dizaines de fichiers Excel et de bases Access par un seul outil en ligne pour une organisation d'environ 100 personnes : commandes, maintenance, planning et pointage sur tablette.
Le point de départ
La méthode
Le projet a commencé par des réunions avec les équipes et les responsables, pour comprendre le fonctionnement réel de l'entreprise, les contraintes du terrain et les besoins du service logistique. Chaque fichier existant a ensuite été étudié avant de concevoir l'outil, afin de n'oublier aucune habitude de travail utile.
Ce qui a été mis en place
- Commandes : saisie et suivi au même endroit, sans ressaisie.
- Maintenance et interventions : chaque opération est suivie du début à la fin.
- Planning semi-automatique : l'outil propose l'organisation des équipes, le responsable valide et ajuste.
- Pointage sur tablette : les équipes pointent depuis le terrain, ce qui alimente automatiquement le suivi des heures.
- Accès par profil : chacun voit et modifie uniquement ce qui le concerne.
- Tâches automatiques : des opérations administratives autrefois faites à la main.
Les résultats
- Remplacement progressif des fichiers Excel et des bases Access par un outil unique.
- Moins de doubles saisies et de manipulations manuelles.
- Une meilleure visibilité sur les commandes, la maintenance et le planning.
- Des dizaines d'heures gagnées chaque semaine pour une organisation d'environ 100 personnes.
- Des informations accessibles facilement, y compris depuis le terrain grâce à la tablette.
Et après ?
L'outil continue d'évoluer au rythme de l'entreprise : les nouveaux besoins s'ajoutent à l'existant, avec un accompagnement des utilisateurs et une maintenance suivie.
Pour respecter la confidentialité du projet, le nom de l'entreprise est volontairement omis et les visuels sont recréés avec des données fictives.
Questions fréquentes
Peut-on remplacer progressivement Excel et Access ?
Oui, c'est même l'approche recommandée : on migre un processus à la fois, en gardant les anciens fichiers en parallèle le temps que les équipes prennent leurs repères, pour ne jamais bloquer l'activité.
Comment se passe le pointage sur tablette ?
Chaque équipe pointe depuis une tablette, avec un écran volontairement simple adapté au terrain. Les heures alimentent directement le suivi de l'activité, sans ressaisie.
Qu'appelez-vous un planning semi-automatique ?
L'outil propose une organisation à partir des commandes, des équipes et des contraintes, et le responsable valide ou ajuste. On gagne l'essentiel du temps sans perdre la main sur les décisions.
Si cela vous parle, vous êtes au bon endroit
Décrivez votre projet : je vous dis honnêtement si Kai Studio peut vous aider, et comment.